הנהלת חשבונות מקוונת - כל מה שרציתם לדעת

כל עסק, מכל סוג ובכל סדר גודל, חייב לשים דגש על ניהול חשבונות תקין כחלק בלתי נפרד מהתנהלותו השוטפת.
החדשות הטובות הן שהטכנולוגיה החדשנית והמתקדמת הגיעה גם לעולם הנהלת החשבונות.
כיום, הודות לתוכנות חדשניות ומתקדמות להנהלת חשבונות באינטרנט, כל בעל עסק יכול לבצע בצורה פשוטה וקלה את כל הפעולות הקשורות במישרין ובעקיפין להנהלת החשבונות של העסק – כאשר, שימוש בתוכנה שכזאת טומן בחובו יתרונות רבים ובין היתר, חסכון כספי ולעיתים, גם אפשרות ליהנות מפתרונות נוספים אשר בכוחם להקל על ניהול העסק בלא מעט מישורים – בלא מעט מקרים מערכת הנהלת החשבונות תכלול גם תכונות נוספות כמו: מערכת דיוור מתקדמת ועוד..

היתרונות של הנהלת חשבונות מקוונת

אם מסיבה כזאת או אחרת אתם עדיין מתלבטים אם להטמיע תוכנת הנהלת חשבונות בעסק, להלן סקירה של היתרונות שאתם חייבים להכיר:

• חסכון כספי בהוצאות השוטפות של העסק – באמצעות שימוש במערכת להנהלת חשבונות ניתן לחסוך את סכומי הכסף אותם היה נדרש להוציא במקרה של שימוש בהנהלת חשבונות במיקור חוץ. 
• אין צורך בהדפסת המסמכים – ניתן להפיק חשבונית אונליין ולשלוח אותה באופן ישיר ללקוח – הלקוח יקבל אותם דרך הדואר האלקטרוני. פעולה אשר חוסכת זמן, עבודה וכסף. 
• אפשרות ליהנות מכלים נוספים המהווים חלק מהמערכת – לדוגמא, אפשרות לסליקת כרטיס אשראי, שליחת מסמכים בדואר אלקטרוני, כלי ייעודי לניהול קשרי לקוחות וכלים נוספים – בהתאם לסוג המערכת ולחבילה הנבחרת.
• אפשרות שליטה במערכת מכל מכשיר – טלפון חכם, מחשב ועוד..
• ידידותיות לסביבה – מכיוון שאין צורך להדפיס את המסמכים, מדובר במערכת הנחשבת לירוקה.  
• שיפור השם והמוניטין – עסק אשר עובד עם תוכנות מתקדמות שכאלו, עתיד ליהנות גם משם ומוניטין של עסק חדשני ומתקדם. 
• יד על הדופק – תוכנות שכאלו מאפשרות מעקב רציף וקבוע, מכל מקום וכל שעה וברוב המקרים, גם הפקה של דוחות בחתכים שונים. כך שתמיד ניתן להישאר עם יד על הדופק ובמידת הצורך להטמיע שינויים. 

איך לבחור את המערכת המתאימה?

בכדי ליהנות מכל התועלות של הנהלת חשבונות מקוונת, ההמלצה היא לבחור בתבונה את התוכנה. בהליך הבחירה חשוב לשים דגש על פרמטרים כגון: מי עומד מאחורי התוכנה (ומה הרקע שלו בתחום הנהלת החשבונות), מהן התכונות של התוכנה (או הפתרונות אותם היא מציעה), האם ניתן להפיק באמצעותה את כל סוגי המסמכים הרלוונטיים (חשבוניות מס, חשבוניות מס קבלה וכו), ממשק העבודה של התוכנה – יש לוודא שמדובר בממשק קל ונוח לשימוש.
כאמור, שאם יש לכם צרכים נוספים כמו מערכת סליקה מקוונת, כדאי לבדוק שהמערכת כוללת גם את האפשרות הזאת.
מעבר לכך, חשוב לבדוק גם פרטים כמו: עלות השימוש בתוכנה (ומהי כוללת בתוכה), משך ההתחייבות, אפשרות לקבלת תמיכה טכנית (כמו גם השעות והתדירות של זמינות השירות) וכיוצא בזה.

כיצד המערכת יכולה לסייע לעסק שלך?

מערכת הנהלת חשבונות מקוונת מהווה למעשה כלי חשוב אשר יכול להתאים  גם לעסקים קטנים (פטורים או מורשים) וגם עבור עסקים בינוניים.
למעשה, ניתן להתאים את התוכנה באופן פרטני לסוג העסק – לדוגמא, לבחור בין מערכת הנהלת חשבונות חד צידית לבין מערכת דו צידית.

לסיכום

אנחנו חיים בזמנים בהם מערכות מקוונות יכולות לשפר במידה רבה את חיינו ולקצר ולייעל עבורנו תהליכים שונים. כך שאם אתם בעלי עסק, ההמלצה היא כמובן לערוך היכרות עם כמה שיותר מהמערכות המוצעות ומהאפשרויות אותן הן טומנות בחובן. היכרות שכזאת, תאפשר בחירה במערכות הנכונות והמתאימות ביותר לצרכיו הפרטניים של העסק.